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Comment faire une demande d'information

1ère étape : Vérifier s'il est nécessaire de faire une demande en vertu de la LAIPVP

Il n'est pas toujours nécessaire de soumettre une demande formelle d'accès à l'information pour obtenir des renseignements de la part de l'hôpital.

  • Beaucoup de renseignements sont publiés sur notre site Internet.
  • Si les renseignements que vous cherchez ne sont pas en ligne, considérez demander l'information de façon informelle. C'est-à-dire demander l'information au service ou au secteur de l'hôpital qui, selon vous, possède les renseignements désirés. Quelqu'un répondra à votre demande et vous dira s'il est possible d'obtenir les renseignements de façon informelle ou s'il est nécessaire de soumettre une demande d'accès à l'information.
  • S’il est possible de trouver l'information sans remplir de demande formelle, l'hôpital et le demandeur sauvent temps et argent.

2e étape : Faire une demande écrite formelle

Il est possible d'effectuer une demande d'accès à l'information par une demande écrite adressée à la coordinatrice de l'accès à l'information et la protection de la vie privée. À cette fin, un formulaire de demande d'accès ou de correction est disponible à la bibliothèque (située au 1er étage), de 9 h à 15 h 30, du lundi au vendredi. Cependant, toute demande soumise par écrit est acceptée, tant que l'information suivante est incluse :

  • La date de la demande
  • L'identification claire des dossiers auxquels vous demandez l'accès
  • Un énoncé indiquant que la demande est faite en vertu de la LAIPVP
  • Les droits de demande de 5 $
  • Les coordonnées du demandeur
  • La signature originale du demandeur.
  • Prière de ne pas oublier que plus la demande est précise, plus la réponse sera exacte et rapide.
  • Bien vouloir noter que nous n'acceptons pas les demandes envoyées par courriel puisque la législation exige qu'elles soient authentifiées par une signature originale.

Il est possible d'utiliser le formulaire du CHEO pour effectuer une demande formelle. Le formulaire est disponible en suivant le lien – Formulaire LAIPVP du CHEO

3e étape : Payer les droits de demande

Envoyer le formulaire de demande ou de correction au service des finances (situé au 1er étage juste au bout du couloir après la bibliothèque), une fois qu'il est rempli, accompagné des droits de demande de 5 $. Le traitement de la demande débute dès que la coordinatrice de l'accès à l'information et la protection de la vie privée reçoit le formulaire dûment complété et le reçu de paiement. Si le coût total pour compléter la demande dépasse 100 $, on émettra une estimation des coûts et on exigera le paiement d'un dépôt égal à 50 % de cette estimation avant que l'hôpital commence le traitement de la demande.

4e étape : Examen de la demande

Le bureau des opérations concernant l'accès à l'information et la protection de la vie privée passe la demande en revue comme prescrit par la LAIPVP. L'hôpital envoie ensuite un accusé de réception et une estimation des droits applicables au demandeur. Tout est mis en œuvre pour répondre à la demande dans les 30 jours. Cependant, l'hôpital peut aviser le demandeur qu'il nécessite plus de temps.

Une fois la décision prise, l'hôpital envoie une lettre de décision au demandeur. Cette lettre décrit les détails de la décision, y compris les exemptions qui peuvent s'appliquer, un calcul des honoraires encourus et, s'il y a lieu, un calendrier de divulgation, ainsi que des instructions concernant l'accès réel aux dossiers identifiés. Les dossiers auxquels les exemptions s'appliquent peuvent, soit être retenus complètement, soit être expurgés (c'est-à-dire que certaines parties sont noircies). Une lettre de décision explique en détail les exemptions qui s'appliquent et informe sur les motifs. Si le demandeur souhaite obtenir l’accès à des dossiers qui contiennent des renseignements personnels sur sa personne, l'hôpital peut lui demander de se présenter en personne au bureau des opérations concernant l'accès à l'information et la protection de la vie privée avec une pièce d'identité avec photo en main avant de lui donner l’accès aux dossiers.

Il est possible de faire appel de toutes les décisions prises par le CHEO, y compris la décision finale, les honoraires ou les prolongations, auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée (CIPVP) de l'Ontario. Le demandeur dispose de trente jours (30) à partir de la réception de la lettre de décision de l'hôpital pour demander une révision par le CIPVP de l'Ontario.

Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour joindre le commissaire de la vie privée de l'Ontario :

Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée / Ontario

2, rue Bloor Est, Bureau 1400
Toronto, Ontario M4W 1A8
Canada

Tél. : (416) 326-3333, ou 1-800-387-0073
Courriel : info@ipc.on.ca
site Web : http://www.ipc.on.ca/

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