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Trousse à outils pour les tournées virtuelles axées sur la famille

Physician smiling at mother with baby in her arms

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Trousse à outils pour les tournées virtuelles axées sur la famille : Un guide d’application pour les leaders et les fournisseurs de soins de santé

Vous cherchez des renseignements généraux sur les tournées virtuelles axées sur la famille à CHEO? Visitez notre page Web sur les tournées axées sur la famille ici!

Cette trousse à outils a été créée pour les chefs et des fournisseurs de soins de santé, par une équipe multidisciplinaire de professionnels de la santé et de chercheurs à CHEO. La trousse a pour but de soutenir la durabilité des tournées virtuelles axées sur la famille à CHEO (le cas échéant) et d’appuyer la mise en œuvre des tournées virtuelles axées sur la famille dans d’autres organismes de santé.

Le but de cette trousse à outils

Compte tenu de notre expérience et de notre succès avec les tournées virtuelles axées sur la famille à CHEO, nous voulions faire une trousse à outils pour aider à la mise en œuvre de ce genre de système en dehors de l’hôpital en partageant notre processus et nos apprentissages avec vous! En 2021, nous avons reçu une subvention pour effectuer une évaluation de notre processus des tournées virtuelles axées sur la famille et de la technologie connexe. Nous avons des résultats préliminaires qui confirment la faisabilité et la satisfaction des tournées virtuelles axées sur la famille et qui soulignent également la nécessité d’une formation et d’un perfectionnement supplémentaires des compétences pour maximiser l’efficacité et la qualité des soins.

Apprenez-en davantage sur les soins virtuels à CHEO, y compris les tournées virtuelles axées sur la famille.

Que contient cette trousse à outils

Dans cette trousse, vous trouverez des renseignements et des ressources pour vous aider à faire des tournées virtuelles axées sur la famille dans votre propre organisation, notamment :

  • des vidéos informatives pour les familles;
  • du matériel de formation destiné aux fournisseurs de soins de santé;
  • des outils d’évaluation à l’appui de la mise en œuvre et de l’évaluation des tournées virtuelles axées sur la famille dans votre organisation.

À qui est destinée cette trousse à outils 

Cette trousse est destinée aux chefs d’hôpitaux, aux fournisseurs de soins de santé et aux formateurs cliniques qui travaillent dans les zones d’hospitalisation. Le contenu sera applicable et facilement compris par tous les intervenants qui participent aux tournées axées sur la famille.

Pour obtenir des renseignements sur les tournées virtuelles axées sur la famille qui ciblent les patients, les familles et les aidants, visitez notre page Web sur les tournées axées sur la famille ici!

Comment utiliser cette trousse à outils

Pour la formation du personnel

  • Pour commencer la formation, veuillez regarder les vidéos « Introduction aux tournées axées sur la famille » en haut de la page. Vous pouvez également consulter la page Web des tournées axées sur la famille, pour plus d’info sur le sujet et pour regarder des vidéos de témoignage du personnel et des familles de CHEO.
  • Après avoir examiné le matériel d’introduction, veuillez lire l’aperçu de toutes les responsabilités des membres de l’équipe pendant les tournées.
  • Ensuite vient une formation plus spécifique axée sur votre rôle au sein de l’équipe! Veuillez sélectionner l’onglet avec le nom de votre rôle dans la section « Renseignements et ressources sur la formation pour chaque membre de l’équipe de soins ». (Par exemple, un étudiant en soins infirmiers cliquerait sur l’onglet « Formation pour le personnel infirmier et les étudiants en soins infirmiers », et un étudiant en médecine sélectionnerait « Formation pour les médecins [personnel et étudiants]) ».
  • Après avoir sélectionné votre onglet spécifique, vous devrez d’abord lire le résumé de vos rôles et responsabilités pendant les tournées. Ensuite, regardez la vidéo de formation.
  • Vous trouverez ensuite des documents et des fiches de conseils que vous pourrez lire pour vous préparer aux tournées.
  • Enfin, après avoir consulté les documents de formation sur les tournées virtuelles axées sur la famille dans la trousse à outils, vous pouvez répondre au questionnaire. Ce questionnaire vous permettra de tester vos connaissances et votre préparation à participer à des tournées virtuelles axées sur la famille.

Aperçu du processus et des rôles des tournées virtuelles axées sur la famille

  • Le commis d’unité est responsable de créer et de publier le calendrier des tournées et de commencer les tournées virtuelles par vidéoconférence pour le personnel infirmier et les patients et aidants.
  • Le facilitateur de soins ou l’infirmier(-ière) responsable est responsable d’assurer et d’appuyer la participation des infirmier(-ière)s aux tournées.
  • Le personnel infirmier donnera la priorité aux tournées selon le calendrier des tournées et informera le commis d’unité, l’infirmier(-ière) responsable ou le facilitateur de soins s’ils sont incapables d’y assister en raison de conflits d’horaire.
  • Les équipes de médecins (c.-à-d. le médecin traitant et son équipe) s’engageront à commencer à temps, à respecter le calendrier des tournées, à avoir des discussions centrées sur les tournées et à se coordonner avec d’autres unités de patients hospitalisés au besoin.
  • Les professionnels de la santé (y compris les pharmaciens, les fournisseurs de soins de santé paramédicaux et les médecins consultants) peuvent participer aux tournées pour les patients qu’ils suivent, le cas échéant.

Contenu standard des tournées axées sur la famille

ÉtapeMesures requises

1. Introduction

Le personnel se présente et leur rôle.

2. Rapport initial

L’apprenant qui assume les responsabilités les plus élevées fait part de :

  • l’identification du patient
  • la liste des problèmes prioritaires

3. Rapport des soins infirmiers

  1. Les signes vitaux récents, surtout ceux qui sont anormaux, des dernières 24 h.
  2. Médicaments récemment administrés (surtout les médicaments au besoin).

Poids, changements de poids.

  1. Liquides par voie intraveineuse ou régime alimentaire : type, taux, raison.
  2. Pour les sondes NG – type, date d’insertion, longueur externe.
  3. Entrées et sorties au cours des dernières 6 et 24 h : urine, selles, vomissement・

Tous les drains et lignes.

  1. État de l’isolement.
  2. Suivi en cours (c.-à-d. surveillance continue des maladies cardiorespiratoires,

statut d’infirmier(-ière) en chambre, etc.)

  1. Tests prévus pour les 24 prochaines heures.
  2. Difficultés relatives aux soins infirmiers après la sortie de l’hôpital. Préoccupations au sujet du patient ou du plan de soins.

4. Révision des médicaments

Membre de l’équipe de pharmacie ou médicale.

5. Révision des enquêtes

L’apprenant qui assume les responsabilités les plus élevées fait part :

  • de l’examen médical
  • des résultats du laboratoire
  • des résultats de l’imagerie
  • des consultations

6. Rapport du professionnel de la santé

Fournir un rapport au besoin.

7. Plan de soins

L’apprenant qui assume les responsabilités les plus élevées s’occupera :

  • de demander à la famille de commenter le plan de soins afin d’encourager

la prise de décisions en collaboration

  • des états d’impression et récapitulatif
  • du plan de soins (mettre l’accent sur les prochaines 24 heures)
  • des critères et obstacles à la sortie de l’hôpital
  • de la date de sortie prévue

8. Commande de retour

 Toutes les nouvelles commandes sont renvoyées.

9. Résumé du patient et de la famille

Résident principal (au besoin).

Termes clairs, dans la langue maternelle (si possible).

Demander et répondre à toute question du patient ou de la famille.

Matériel de formation pour les membres de l’équipe multidisciplinaire de soins

Formation pour le personnel infirmier et les étudiants

Matériel de formation pour le personnel infirmier et les étudiants

En tant qu’infirmier(-ière) du patient, vous êtes un membre essentiel de l’équipe multidisciplinaire de soins et votre présence lors des tournées quotidiennes est essentielle. Vous devriez prioriser les tournées quotidiennes et informer l’équipe de soins si vous n’êtes pas en mesure d’y assister en raison de demandes concurrentes de soins d’autres patients.
Vos responsabilités lors des tournées virtuelles axées sur la famille comprennent :

  • Expliquer les tournées aux patients et aux fournisseurs de soins pendant votre évaluation matinale et invitez-les à y participer.
  • Être prêt à participer aux tournées à l’heure prévue.
  • Participer aux tournées conformément au contenu standard des tournées : produire un rapport des soins infirmiers, appuyer la participation des patients et des aidants, défendre les besoins des patients et des aidants, s’assurer que les questions sont posées et qu’on y répond, vérifier les ordres et porter à l’attention de l’équipe de soins tous problèmes liés aux soins des patients hospitalisés ou à la planification de la sortie de l’hôpital.
  • Nettoyage et transfert du dispositif de soins virtuels à l’infirmier(-ière) suivant(e) sur le calendrier des tournées.
  • Résolution des problèmes des tournées et de la technologie au besoin.
  • Le facilitateur de soins (ou l’infirmier(-ière) responsable) est responsable d’appuyer la participation des infirmier(-ière)s aux tournées et d’assurer les transitions rapides entre les infirmier(-ière)s. Cela peut comprendre la couverture des soins aux patients ou l’ajustement de l’horaire avec le commis d’unité si un(e) infirmier(-ière) ne peut assister aux tournées comme prévu.

Les ressources suivantes fournissent plus de renseignements sur ces responsabilités et des instructions détaillées pour les soins infirmiers (remarque : ces ressources sont actuellement disponibles en anglais seulement).

  • Travail standard complet : soins infirmiers
  • Détails sur l’invitation des patients et des familles à participer aux tournées
  • Tournées axées sur le patient et sa famille : ressources pour les familles
  • Fiche de conseils : utilisation de tablettes pour les tournées virtuelles en vidéoconférence
  • Procédures de dépannage et d’arrêt
  • Questionnaire

Formation des commis d’unité

Matériel de formation pour des commis d’unité

En tant que commis d’unité, vous avez l’importante responsabilité d’établir le calendrier des tournées et de configurer le matériel technologique pour les tournées virtuelles axées sur la famille.

Voici vos tâches :

  • Préparer et communiquer le calendrier des tournées à l’équipe multidisciplinaire de soins.
  • Configuration et dépannage de la technologie et de l’équipement des tournées virtuelles.
  • Démarrage de la vidéoconférence des tournées virtuelles pour les infirmier(-ière)s, les patients et les aidants.
  • Annoncer le début des tournées et veiller au bon déroulement.

Pour plus de renseignements sur ces responsabilités, veuillez consulter les ressources ci-dessous (remarque : ces ressources sont actuellement disponibles en anglais seulement).

  • Travail standard complet : commis d’unité
  • Utilisation de tablettes pour les tournées virtuelles en vidéoconférence
  • Procédures de dépannage et d’arrêt
  • Questionnaire

Formation pour les médecins et les étudiants en médecine

Matériel de formation pour les médecins et les étudiants en médecine

Cette formation s’adresse à tous les médecins, y compris : médecins traitants, résidents, médecins auxiliaires (c.-à-d. infirmier(-ière)s praticien(ne)s, adjoints au médecin, etc.) étudiants en médecine.

Cette information s’applique à l’équipe de médecins qui assume les responsabilités les plus élevées et qui fait les tournées des patients tous les jours. Si vous êtes médecin consultant, veuillez consulter la section « Professionnels de la santé et médecins consultants » ci-dessous.

En tant que membre de l’équipe des médecins, vous êtes responsable de commencer les tournées à temps, de mener une discussion axée sur les tournées et de coordonner avec les unités des patients hospitalisés afin de vous assurer que les tournées se déroulent bien et que tout le monde ait la possibilité de participer s’il le souhaite.

Pour plus de détails sur les rôles et les responsabilités des médecins, veuillez consulter la vidéo de formation et les ressources ci-dessous (remarque : ces ressources sont actuellement disponibles en anglais seulement) :

  • Travail standard complet : médecins
  • Préparation des tournées
  • Démarrer les tournées
  • Terminer les tournées
  • Procédures de dépannage et d’arrêt
  • Questionnaire

Formation des professionnels de la santé et des médecins consultants

Matériel de formation pour des professionnels de la santé et des médecins consultants

Cela comprend les pharmaciens, les travailleurs sociaux, les diététistes, les inhalothérapeutes, les physiothérapeutes, les ergothérapeutes, etc.

En tant que pharmaciens ou autres professionnels de la santé (PS), vous êtes invités à participer aux tournées au besoin. Votre participation est très appréciée pendant les tournées, de sorte que toute l’équipe multidisciplinaire de soins et le patient ou l’aidant puissent prendre des décisions ensemble. Votre participation est intégrée au contenu standard des tournées de CHEO ci-dessus.

À CHEO, il y a un calendrier et un processus à l’appui de la participation des routines du pharmacien clinicien en service pendant les tournées. Les pharmaciens accèdent aux identifiants des réunions par vidéoconférence au moyen d’un courriel ou d’un calendrier partagé. Le ou les pharmaciens en service participeront aux tournées d’une ou de plusieurs équipes selon le calendrier des tournées du pharmacien et seront disponibles pour consultation au besoin s’il n’est pas présent aux tournées.

Les autres professionnels de la santé et les médecins consultants sont encouragés à participer aux tournées pour les patients qu’ils suivent. Veuillez communiquer avec les commis d’unité pour obtenir le calendrier des tournées virtuelles axées sur la famille et l’information requise pour vous joindre à la vidéoconférence au moment approprié.

Pour plus de détails sur les rôles et les responsabilités, veuillez consulter la vidéo de formation et les ressources ci-dessous (remarque : ces ressources sont actuellement disponibles en anglais seulement) :

  • Travail standard complet : pharmaciens, professionnels de la santé
  • Questionnaire

Formation pour les adjoints administratifs

Matériel de formation pour les adjoints administratifs

Les adjoints administratifs ont l’importante responsabilité d’organiser des tournées virtuelles axées sur la famille au nom de l’équipe multidisciplinaire de soins. Plus précisément, vos tâches comprennent :

  • Planifier les tournées virtuelles avec le logiciel de vidéoconférence.
  • Communiquer des renseignements sur les tournées virtuelles à tous les membres de l’équipe multidisciplinaire de soins.
  • Tenir au courant de tout changement d’horaire qui pourrait avoir une incidence sur les tournées virtuelles et agir en conséquence.

Pour plus de détails sur les rôles et les responsabilités, veuillez consulter la vidéo de formation et les ressources ci-dessous (remarque : ces ressources sont actuellement disponibles en anglais seulement) :

  • Planifier les tournées (adjoints administratifs)
  • Questionnaire

Considérations relatives à la mise en œuvre

Considérations relatives à la mise en œuvre

Il existe un ensemble de documents mettant en lumière les avantages et les défis auxquels font face les organisations qui mettent en place des tournées axées sur la famille. Le succès des processus de la mise en œuvre variera, mais nous fournissons ici des recommandations générales et des exemples de la façon dont chaque mise en œuvre a eu une incidence sur notre propre hôpital.

Nous remercions chaleureusement l’équipe de l’Université du Wisconsin pour son travail et pour avoir fait par des principes de mise en œuvre pour les tournées axées sur la famille.

1. Engagement et soutien fermes de la part de la direction de l’hôpital

La participation des dirigeants organisationnels (administratifs et cliniques) est essentielle pour que le projet soit priorisé et soutenu par des ressources. Un soutien continu est essentiel à la durabilité. La direction de l’hôpital devrait être engagée le plus tôt possible.

  • L’appui aux tournées virtuelles axées sur la famille par notre équipe de gestion des incidents était crucial pour obtenir des ressources humaines (c.-à-d. soutien à l’amélioration de la qualité, vérificateurs) et se procurer la technologie disponible afin d’élaborer et de mettre en œuvre rapidement les tournées virtuelles axées sur la famille.

2. Participation des intervenants multidisciplinaires

La participation de tous les groupes d’intervenants est essentielle à l’élaboration de processus et de technologies utilisables pour les tournées virtuelles axées sur la famille; c’est également un facteur important de réussite de la mise en œuvre et de l’adoption. Les intervenants devraient participer à l’élaboration des flux de travail, des rôles et des responsabilités, de la sélection de l’équipement et de la technologie, ainsi qu’aux phases de configuration et d’essai. Des stratégies de communication devraient être élaborées pour assurer une participation active et significative de tous les groupes d’intervenants.

  • Notre équipe multidisciplinaire de projet comprend du personnel de première ligne et des représentants de patients et de familles qui ont joué un rôle déterminant dans la détermination des possibilités d’amélioration pendant l’étape de préparation du projet (p. ex. utiliser des câbles séparateurs au lieu des haut-parleurs des tablettes).
  • Nous avons fait appel à l’équipe de TI (protection des renseignements personnels et cybersécurité, systèmes d’affaires et analystes techniques) le plus tôt possible afin de déterminer les appareils et la technologie appropriés et disponibles qui faciliteraient
  • des connexions vidéo fiables et sécurisées au sein de notre établissement. Nous avons également demandé leur aide pour soutenir les tests, le dépannage et le développement itératif de solutions techniques.

Exemple d’équipe de mise en œuvre multidisciplinaire :

  • Médecins
  • Le personnel infirmier
  • Infirmier(-ière) gestionnaire/éducateur(-trice)
  • Responsables professionnels de la santé
  • Représentants des résidents et des étudiants en médecine
  • 1 à 2 représentants des patients et des familles
  • Experts en amélioration de la qualité ou en facteurs humains
  • Gestionnaire de projet/coordonnateur

3. Plan de mise en œuvre et calendrier

Un plan de mise en œuvre bien pensé permettra à tous les intervenants de participer de façon significative au processus de conception itérative et aux phases de mise en œuvre du projet. Un plan est nécessaire pour que votre mise en œuvre demeure organisée, structurée et gérée, et assure une communication claire des attentes à l’équipe de mise en œuvre et aux intervenants. Envisagez d’inclure les éléments suivants :

  • Calendrier des principales étapes
  • Élaboration de paramètres (c.-à-d. résultat, processus, équilibrage)
  • Collecte de données de base
  • Essais de convivialité et simulation
  • Formation
  • Mise à l’essai des tournées virtuelles axées sur la famille
  • Cycles d’amélioration itératifs

4. Communication et formation

La formation sur le processus et la technologie des tournées virtuelles axées sur la famille est essentielle à la réussite. La charge cognitive associée à la mise en œuvre d’un nouveau flux de travail tout en prenant soin des patients dans un environnement à haute acuité ne peut être sous-estimée. La réussite de la gestion du changement dépend du fait que tous les groupes d’intervenants se sentent préparés et compétents à l’égard de la technologie et de la coordination nécessaires pour procéder à une tournée virtuelle efficace et efficiente. Parvenir à ce niveau de confort est particulièrement difficile compte tenu de la rotation et du roulement constants du personnel dans les hôpitaux. Cette trousse à outils fournit plusieurs ressources pour assurer une formation appropriée pour tous ceux qui participent aux tournées virtuelles axées sur la famille.

Toutefois, il faudra peut-être offrir d’autres possibilités de formation, comme pratiquer avec l’équipement et la simulation, pour s’assurer que le personnel est bien préparé.

  • Nous avons fait face à de nombreux défis en raison du roulement élevé du personnel et l’importance de la formation a été soulignée dans notre étude d’évaluation des processus et de la technologie. Nous avons constaté que les inefficacités et les frustrations étaient associées à un manque de familiarité avec le processus ou la configuration de la technologie des tournées virtuelles axées sur la famille et pourraient être facilement atténuées par une courte séance de formation pratique.

5. Transition de Projet à Opérations

Il est essentiel d’intégrer les tournées virtuelles axées sur la famille dans les activités quotidiennes de votre organisation. Cela exige la formation et le mentorat des leaders cliniques qui superviseront ce processus et en assureront le succès continu.

  • Transition de la surveillance des tournées virtuelles axées sur la famille de l’équipe de projet aux facilitateurs des soins infirmiers (c.-à-d. (infirmier(-ière)s responsables) a permis que les tournées se déroulent pendant plus de 18 mois lors de la pandémie de COVID-19 et a permis aux membres de l’équipe de projet de se concentrer sur d’autres choses.
  • La supervision et le suivi des tournées virtuelles axées sur la famille ont été transférés à notre équipe dirigeante pour les soins aux patients hospitalisés.

6. Évaluation, amélioration et durabilité continues

Un plan d’évaluation continue pour les tournées virtuelles axées sur la famille est nécessaire afin de fournir de la rétroaction aux propriétaires du projet sur les tournées virtuelles axées sur la famille et pour appuyer la durabilité. Il est essentiel de veiller à ce que les équipes de direction examinent les paramètres préétablis pour assurer la responsabilisation et les possibilités d’amélioration. L’harmonisation avec les priorités de l’hôpital et de l’entreprise est essentielle pour assurer la durabilité et la viabilité à long terme des tournées virtuelles axées sur la famille au sein de votre organisation.
  • Notre projet de tournées virtuelles axées sur la famille s’harmonise étroitement avec la stratégie que notre hôpital a établie pendant la pandémie de COVID-19, qui est « Le virtuel d’abord ».

Considérations relatives à la technologie

Apprenez-en plus sur la technologie utilisée pour les tournées virtuelles axées sur la famille

Il y a un large choix de produits (c.-à-d. produits disponibles sur le marché) de consommation et de produits de qualité de soins de santé disponibles pour soutenir les flux de travail des soins virtuels en milieu hospitalier.

Nous avons effectué des évaluations sur les besoins des utilisateurs et des tests d’utilisabilité pour appuyer le choix des appareils appropriés pour les utilisateurs ultimes. Notre configuration des appareils était initialement basée sur des produits facilement disponibles (c.-à-d. ce que nous avions en main) qui ont ensuite été optimisés une fois que le financement externe du projet est devenu disponible. D’après notre expérience, l’utilisation de produits de consommation dotés de mécanismes d’interaction et d’interfaces utilisateur familiers a permis une mise en œuvre plus rapide et a réduit le besoin d’une formation approfondie.

La technologie des tournées virtuelles axées sur la famille utilisée dans nos unités de soins médicaux pour patients hospitalisés comprend

Les tablettes Apple © iPads Gén 8 10,2 pouces dans des boîtiers de protection, chacune avec deux paires d’écouteurs Apple et un câble séparateur. Il y a une installation d’appareils pour les patients et les aidants sur place (à partager) et une installation d’appareils pour le personnel infirmier (et les étudiants en soins infirmiers). Cela permet au personnel infirmier et aux patients et aidants d’être éloignés physiquement pendant les tournées.

Les appareils de soins infirmiers sont montés sur un chariot pour tablette dotée d’une surface de travail réglable en hauteur que les infirmier(-ière)s utilisent pour prendre des notes et transporter les appareils des patients et des aidants d’une pièce à l’autre. Le chariot pour tablette (Ergotron SV10) est équipé d’un porte-lingettes de nettoyage d’hôpital et d’une feuille de conseil attaché à la surface de la tablette pour rappeler aux utilisateurs les procédures d’utilisations et les conseils de dépannage appropriés.

Les tablettes sont chargées pendant la nuit et stockées dans un endroit sécurisé lorsqu’elles ne sont pas utilisées. Les charger la nuit fournit une puissance de batterie suffisante pour la durée des tournées virtuelles axées sur la famille et d’autres soins virtuels aux patients et réunions opérationnelles tout au long de la journée.

Nous assurons actuellement des soins virtuels sur une version conforme à la loi PHIPA du logiciel de vidéoconférence Zoom © qui est prise en charge par un réseau sans fil sécurisé. Une seule vidéoconférence est utilisée pour toutes les tournées de patients (c.-à-d. que les fournisseurs restent à la réunion – ils ne quittent pas pour se joindre à une réunion distincte pour chaque patient). Par conséquent, les détails des réunions par vidéoconférence ne sont jamais fournis aux patients et aux aidants qui se joignent à partir des tablettes fournies par l’hôpital. Leur infirmier(-ière) leur fait parvenir la tablette (nettoyées bien sûr) juste à temps pour la réunion.  

Les médecins, les étudiants et les professionnels de la santé qui participent à aux tournées virtuelles axées sur la famille se joignent à la vidéoconférence à partir d’un ordinateur portatif personnel ou assigné par l’hôpital ou d’un poste de travail doté d’un système de vidéoconférence. En raison du manque de bureaux privés disponibles dans notre hôpital, les étudiants participent d’une salle de conférence à partir de leurs appareils portatifs personnels – masqués et physiquement éloignés – tandis que les médecins et les professionnels de la santé peuvent se joindre à des bureaux personnels non masqués. Les membres de l’équipe ouvrent souvent le dossier de santé électronique du patient dans une fenêtre ou un écran distinct pour soutenir visuellement l’examen des graphiques et la documentation pendant les tournées.

Les détails des réunions par vidéoconférence sont accessibles par l’entremise d’une invitation au calendrier distribuée à l’équipe des soins de santé par courriel et mise à jour chaque semaine pour l’équipe des soins présente. Les commis d’unité installent les tablettes pour le personnel infirmier, les patients et les aidants et commencent la réunion par vidéoconférence sur tous les appareils juste avant l’heure prévue de début des tournées.  

Nous utilisons ces appareils non seulement pour les tournées virtuelles axées sur la famille, mais aussi pour d’autres flux de travail pour les soins virtuels des patients hospitalisés, notamment :  

  • Des consultations virtuelles, des suivis et des réunions avec les patients lorsqu’un examen physique n’est pas nécessaire, ou pour discuter avec des fournisseurs de soins ou des aidants qui ne peuvent pas être sur place pour la visite.  Les consultations virtuelles sont le plus souvent utilisées par nos fournisseurs de soins de santé mentale. 
  • La participation virtuelle aux réunions de leadership, aux réunions sur le flux des patients hospitalisés et à d’autres réunions opérationnelles. 

Exigences technologiques des tournées virtuelles axées sur la famille

Vous trouverez ci-dessous un résumé de haut niveau des besoins fonctionnels et des besoins des utilisateurs cernés lors de la mise en œuvre initiale de la technologie pour les tournées virtuelles axées sur la famille et validés au moyen d’une évaluation de la convivialité dans le cadre de notre étude d’évaluation virtuelle des tournées axées sur la famille.  Une liste détaillée des exigences et les résultats de l’étude d’observation portant sur l’évaluation de la convivialité de la technologie pour les tournées virtuelles axées sur la famille sont en cours de publication.  

Les appareils de l’utilisateur ultime utilisés pour les tournées virtuelles axées sur la famille devraient : 

  • soutenir la distanciation physique; 
  • soutenir une bonne qualité sonore (clarté et volume);  
  • avoir une taille et une résolution d’écran qui donnent une image claire des expressions faciales des participants; 
  • permettre un ajustement facile de l’angle de la caméra afin que les participants puissent montrer leur visage à l’écran, 
  • avoir des moyens d’interaction intuitive, de sorte que les participants n’aient besoin que d’une formation minimale. 

Les tablettes ou les appareils mobiles devraient avoir un boîtier de protection qui :  

  • utilise des métaphores familières pour l’interaction avec les appareils;  
  • assure la protection contre les gouttes et les bosses; 
  • n’interfère pas avec les microphones et les haut-parleurs;  
  • est facile à nettoyer et capable de résister à des nettoyants à usage hospitalier. 

Si les appareils sont sur un chariot mobile, assurez-vous : 

  • que le chariot est réglable en hauteur pour soutenir le positionnement ergonomique et l’utilisation par tous; 
  • qu’il supporte le réglage de l’angle de la caméra pour offrir une vue claire du participant sur l’écran; 
  • que les fournitures de nettoyage appropriées sont également sur le chariot pour nettoyer la tablette entre les utilisateurs; 
  • qu’il y a des paniers de rangement pour accessoires (p. ex., casques), au besoin. 

Pour les cliniciens, la configuration du logiciel devrait supporter l’affichage simultané des participants à la vidéoconférence et du graphique du patient. Un système à double écran serait optimal pour les sites qui ont un dossier de santé électronique. 

Les tournées virtuelles axées sur la famille devraient être prises en charge par un logiciel de vidéoconférence sécurisé et fiable et un réseau sans fil capable de gérer le trafic prévu résultant de nombreux appareils se connectant simultanément à des vidéoconférences en plus de l’utilisation d’autres réseaux sans fil.

Principales caractéristiques de la technologie des tournées virtuelles axées sur la famille

D’après notre expérience et des leçons apprises, les considérations les plus importantes pour la sélection et la mise en œuvre de la technologie comprennent : 

  • Travailler avec l’équipe de TI pour identifier les périphériques et les logiciels de vidéoconférence adaptés à votre environnement. Effectuer des évaluations des répercussions sur la cybersécurité et la vie privée pour la technologie et la façon dont vous prévoyez la mettre en œuvre ou l’utiliser.  
  • Les appareils et accessoires de l’utilisateur ultime devraient être intuitifs à utiliser; une formation minimale est assez pour réduire la charge de travail supplémentaire des fournisseurs et optimiser l’expérience des patients, des aidants et des fournisseurs. 
  • Mettre en œuvre une configuration d’un logiciel de vidéoconférence qui suit des conventions familières, avec des instructions visibles pour l’utilisation. P. ex., épingler le menu de vidéoconférence pour qu’il s’affiche en tout temps à l’écran afin d’éviter toute confusion ou tout retard dans la recherche du bouton désactiver le son/réactiver le son. 
  • Effectuer des essais de convivialité avec les fournisseurs, les patients et les aidants avant de sélectionner le matériel et dans le cadre des essais de configuration afin de s’assurer que les exigences de convivialité sont respectées et que les flux de travail sont optimisés pour l’efficacité et la facilité d’utilisation.  
  • Attribution appropriée des appareils (nombre, type et emplacement) pour appuyer la distanciation physique et une participation et un engagement optimaux dans le processus des tournées axées sur la famille. 
  • Fournir tous les accessoires et instructions nécessaires pour une utilisation en ligne des utilisateurs. P. ex., mettre des lingettes désinfectantes sur les chariots à tablette pour appuyer le nettoyage entre les utilisateurs et mettre des d’instructions sur le boîtier de la tablette de façon claire pour les utilisateurs.  
  • Offrir une orientation et une formation sur les appareils aux nouveaux employés et des feuilles de conseils accessibles pour le dépannage et les rappels pour tous les aspects non intuitifs ou non conventionnels de la configuration du système.  
  • Fournir un lieu de stockage sécurisé pour les appareils et accessoires partagés qui est facile d’accès pour les utilisateurs autorisés (le personnel), mais qui prévient le vol.  
  • Disposer d’une solution de chargement qui garantit que la batterie durera pour toute la durée des tournées sans devoir recharger entre les visites.  
  • S’assurer que le logiciel de vidéoconférence et le réseau sans fil sont fiables et sécuritaires pour protéger les renseignements des patients, réduire au minimum les risques d’interruption et assurer la confiance dans le système. 
  • Élaborer, communiquer et faciliter l’accès aux procédures pour les temps d’arrêt complets ou partiels afin de réduire au minimum les répercussions sur le calendrier des tournées et le confort des patients et des fournisseurs.  
  • Mettre en œuvre un système de suivi et de gestion des périphériques avec des mises à jour planifiées qui ne nécessitent pas d’interaction avec les utilisateurs. Planifier les mises à jour pendant les périodes d’utilisation minimale ou regrouper les mises à jour avec d’autres temps d’arrêt du système si possible.

Documents pertinents

Les références suivantes font état de la mise en œuvre de la technologie des soins virtuels dans d’autres hôpitaux :

  • Ong, S. Y., Stump, L., Zawalich, M., Edwards, L., Stanton, G., Matthews, M., et Hsiao, A. L. (2020). “Inpatient Telehealth Tools to Enhance Communication and Decrease Personal Protective Equipment Consumption during Disaster Situations: A Case Study during the COVID-19 Pandemic”. Applied clinical informatics, vol. 11, no 5, p. 733 à 741. https://doi.org/10.1055/s-0040-1719180
  • Fang, J., Liu, Y. T., Lee, E. Y., Yadav, K. (2020). “ExpErt CommEntary Telehealth Solutions for In-Hospital Communication with Patients Under Isolation During COVID-19”. Western Journal of Emergency Medicine, vol. 21, no 4.https://doi.org/10.5811/westjem.2020.5.48165
  • Vilendrer S, Patel B, Chadwick W, Hwa M, Asch S, Pageler N, Ramdeo R, Saliba-Gustafsson EA, Strong P, Sharp C. (2020) “Rapid Deployment of Inpatient Telemedicine In Response to COVID-19 Across Three Health Systems”. J Am Med Inform Assoc. (1er juillet 2020); vol. 27, no 7, p. 1102 à 1109. doi: 10.1093/jamia/ocaa077. Erratum in: J Am Med Inform Assoc. 1er novembre 2020; vol. 27 no 11, p. 1830. PMID: 32495830; PMCID: PMC7314045.

 

Plus d’information sur cette trousse à outils

Notre équipe

Cochercheurs principaux

Dr. Melanie Buba

  • Dre Melanie Buba, MD, FRCPC

Catherine Dulude

  • Catherine Dulude, P.Eng, M.Des   

Coenquêteurs 

  • Dre Stephanie Sutherland, Ph. D.  
  • Dennis Newhook, MA   
  • Chantal Trudel, M.Sc.    
  • Dr W. James King, M.Sc., MD, FRCPC 

Personnel de recherche  

  • Holly Ockenden, MS. c. 
  • James Donner, BHSc, MMASc (c). 
  • Kristine Jeganathan, MD(c) 
  • Maryam Attef, M.Des(c)  

Collaborateurs 

  • Kerry-Lynne Hall, IA, B.Sc.N.  
  • Kristal Hennigar, IA, B.Sc.N.  
  • Dre Natalie Sachrajda, MD, résidente en pédiatrie 

Remerciements

Nous remercions chaleureusement l’équipe de direction, l’équipe de gestion des incidents et l’équipe de leadership de la cybersanté de CHEO pour leur soutien dans ce travail. Nous remercions également les membres de notre équipe de projet pour leurs contributions inestimables et leur travail acharné dans la réussite de ce projet – Kerry-Lynne Hall, Helen Yoxon, Melissa Michaud, Chantal Nolet, Angel Boyer, Laura Strachan, Leanne Finlay and Keith McIntosh. Nous sommes également reconnaissants de l’enthousiasme, de la patience et du soutien de nos fournisseurs de soins de santé qui sont en contact direct avec les patients.

Nous remercions les personnes suivantes pour leurs commentaires et leurs contributions à cette trousse à outils : 

  • Dre Anne Rowan-Legg, Dre Roisin O’Donnell 
  • Rétroaction du personnel infirmier : Laura Strachan, IPA 
  • Rétroaction d’une commis d’unité : Jessica Mahfoud 
  • Rétroaction administrative : Melodie Rhude, Patricia Graziano, Joanne Blagdon 
  • Rétroaction des familles : Leanne Findlay, membre du Comité consultatif des familles de CHEO 
  • Vidéos de témoignage : Dre Lindy Samson, Tammy DeGiovanni, Courtney O’Reilly
  • Développement du site Web : Maison des médias de CHEO (Paddy Moore, Paula Ravivann, Andre Coutu), Alex Nederlof (coordonnateur des communications)
  • Commentaires sur les considérations relatives à la technologie : Anna Wu, analyste des systèmes de gestion des soins virtuels; Alex Rabaa, analyste technique principal; Shawn Joanette, gestionnaire de la sécurité et de l’infrastructure de TI

Financement du projet

Ce projet a été financé par la Children’s Hospital Academic Medical Organization (CHAMO), Fonds d’innovation 2021-2022.

Publications et médias

Buba, M., Dulude, C. (2020). Tournées virtuelles axées sur la famille : une nécessité de nature collaborative pendant la COVID-19 et par la suite. Cmaj BLOGS.  

Le balado « Marcher dans nos souliers » de CHEO avec la Dre Melanie Buba

CHEO effectue ses premières tournées virtuelles axées sur la famille – un billet de blogue 

Résumé de la pédiatrie et de la santé des enfants

Paediatrics and Child Health manuscript: "Innovative Virtual Care Delivery in a Canadian Pediatric Tertiary Care Centre" Goldbloom EB, Buba M, Bhatt M, Suntharalingam S, King, WJ. (Manuscrit sur la pédiatrie et la santé des enfants)

Attef, M., C. Dulude, C. Trudel, C., Buba, M., (2022 en cours) Virtual family-centred rounds during the covid-19 pandemic – technology usability analysis In Proceedings of the 2022 International Symposium on Human Factors and Ergonomics in Health Care. (Analyse sur la facilité d’utilisation de la technologie mise en place pour les tournées virtuelles axées sur la famille)

 

Questions ou commentaires?

Nous sommes ici pour répondre à vos questions et nous attendons avec impatience vos commentaires afin d’améliorer notre trousse à outils. Veuillez envoyer un courriel à Dre Melanie Buba ou à Catherine Dulude.

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